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Privacy Policy

Table of Contents

  1. General Overview
  2. Consent
  3. Links to Third Party Sites
  4. Collection and use of PII
  5. How we protect your PII
  6. Retention of your PII
  7. Use of Cookies
  8. Use of Bulletin Boards, Chat or Discussion Rooms
  9. Access to your PII, Questions and Complaints

1. General overview

First Reference Inc. ("First Reference") recognizes the importance of an individual's right to keep personally identifiable information (“PII”) private. PII means information about an identifiable individual; in other words, it is information by which the identity of an individual could be deduced, such as, residential address and telephone number, email address, product preferences and other personal information. It does not include name, position or title, business address or business telephone number of an employee of an organization. It also excludes specified publicly available information, such as information listed in a telephone directory.

First Reference’s business involves the sale of our products and associated services on a business-to-business basis. As such, business information is preferred over PII for all business-to-business transactions.

This Privacy Policy explains how First Reference will collect, use, disclose and store the PII you provide us when you subscribe to one of our paper, electronic or online products or services; when you complete a customer survey; or when you access our website or communicate with us electronically.

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2. Consent

Your access to our website and/or purchase of, and/or subscription to, any of our products signifies your consent to the collection, use and disclosure of your PII in the manner described in this Privacy Policy, as amended from time to time. First Reference will notify subscribers via electronic mail or regular mail in advance of any material changes to this Privacy Policy, however we reserve the right to revise this Privacy Policy, without notice, by updating this webpage. Your continued use of this website and/or purchase of, and/or subscription to, any of our products after revisions are made, constitutes your acceptance of the revised Privacy Policy. Please check this webpage for the most current version of the Privacy Policy.

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3. Links to third party sites

Our electronic and online products or services may contain links to other third party websites which are not owned or operated by First Reference. While we try to link only to sites that share our similar standards, objectives and respect for privacy, these links are provided as a convenience only and do not imply an endorsement of the linked site. We are not responsible for the privacy practices or the content of any such third party websites, including such websites’ use of any PII that you may provide to them. We strongly encourage you to always be aware of the Internet sites you are browsing and their privacy policies. First Reference cannot, and does not, assume responsibility for the privacy or information policies, practices or actions of any third parties.

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4. Collection and use of PII

When you participate in a free trial, purchase a license or subscribe to one of our products or services, or participate in surveys, forums or discussion groups (when made available), First Reference may ask you to provide certain information about yourself and the company you work for, including contact data, email addresses, product preferences, payment information and other relevant marketing data. While some of the information requested is optional, some activities require the mandatory disclosure of certain information. If you choose not to provide the mandatory data with respect to a particular activity, you will not be able to engage in that activity.

We use the PII that you provide to:

If you tell us in writing or by email that you wish to opt out of any communications from First Reference, we will respect your request. However, because we will occasionally need to send you certain messages that are important to your use of the website or our products and services (such as system status updates or order confirmations), we reserve the right to contact you in such circumstances. As such, you will not be able to "opt out" of receiving such messages.

First Reference may make aggregate information about our subscribers (e.g., overall statistics) available to third parties for advertising, marketing services and other purposes. Because this information is not identifiable to specific individuals, it is not considered PII.

The PII that you provide to First Reference will not be made available to any third parties or disclosed, except as described above or when we believe is required by law, without your prior permission.

If third party contractors are used to process any of the information collected or to provide marketing services on behalf of First Reference, we will ensure that these providers are bound by contract to comply with applicable privacy laws.

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5. How we protect your PII

We take reasonable precautions to keep the information that we collect secure, including organizational, physical and electronic precautions. First Reference has appropriate security measures in place on its website to allow for credit card transactions if applicable.

However, it is important to note that any information transmitted over the Internet can be intercepted by third parties. As such, First Reference cannot, and does not, assume any liability for the theft, loss, misuse or alteration of any information transmitted over the Internet. We strongly recommend that you do not send us any confidential or sensitive information, such as credit card data, via email.

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6. Retention of your PII

When your PII is no longer required for the purposes set out above, we will destroy or render this information non-identifiable (that is, alter the information so that it cannot be traced back to, or associated with, a specific individual).

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7. Use of cookies

When you subscribe to one of our electronic or online products or services, "cookies" are used. These are small pieces of data stored by your Internet browser on your computer’s hard drive, which permit us to recognize you when you access our Internet sites.

If you are browsing, a cookie is used to help us measure the number of visits, average time spent, page views and other statistics relating to your use of the site. If you are searching, a cookie is used to carry the search request data from the request page to the results page. This cookie, by itself, doesn’t tell us your email address or who you are, and as such, is not considered PII.

If you decide to order or register online with us, we may collect additional information. In this case, we use cookies to recognize you on subsequent visits and make your online experience more convenient, unless prohibited by law. A cookie cannot be executed as code or deliver viruses. Most browsers are initially set up to accept cookies. You can reset your browser to refuse all cookies or indicate when a cookie is being sent. If you choose not to accept cookies, note that some parts of our web services may not function properly.

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8. Use of bulletin boards, chat or discussion Rooms

Please be aware that when you disclose any PII on a public bulletin board, chat or discussion room (when made available) in one of our electronic or online products or services, this information may become public and available to all persons accessing that electronic or online product or service. We urge you to exercise discretion and caution when deciding to disclose PII, or any other information, in this manner. First Reference cannot, and does not, assume responsibility for the use of any PII you voluntarily disclose through public bulletin boards, chat or discussion rooms or any other interactive features of this nature offered by First Reference.

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9. Access to your PII, questions and complaints

You are entitled to access, verify, modify or correct your PII at any time. Upon request to our Privacy Officer (see contact information below) we will provide you with access to the PII we have collected from you (unless the release of this information is prohibited by law) so that you may verify, modify or correct it.

If you have a concern regarding the collection, use and disclosure of your PII, please contact our Privacy Officer Yosie Saint-Cyr at:

Yosie Saint-Cyr
First Reference Inc.
50 Viceroy, Unit 1
Concord, Ontario
L4K 3A7
Tel. (905) 761-7305 ext. 170
Toll Free: 1 (800) 750-8175 ext. 170
Fax (905) 761-7306
privacy@firstreference.com

Your concern will be investigated promptly and you will be notified as soon as possible of the outcome of the investigation and any action required as a result.

This Privacy Policy, as amended from time to time, has been adopted by First Reference as of April 1, 2009.

Reviewed April 9, 2013

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English/Anglais

Politique relative à la protection de la vie privée

Table of Contents

  1. Aperçu général
  2. Consentement
  3. Liens vers les sites Web de tiers
  4. Collecte de renseignements et utilisation de renseignements personnels nominatifs
  5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels
  6. Conservation de vos renseignements personnels
  7. Utilisation de témoins de connexion
  8. Utilisation des babillards électroniques, du clavardage et des forums de discussion
  9. Accès à vos renseignements personnels, questions et réclamations

1. Aperçu général

First Reference Inc./La Référence (« La Référence ») reconnait l'importance du droit des individus à protéger le caractère privé de leurs renseignements personnels nominatifs (RPN). Les RPN font référence à des renseignements au sujet d'un individu identifiable; autrement dit ce sont des renseignements sur la base desquels l'identité d'un individu peut être connue, tels que l'adresse du domicile et le numéro de téléphone, l'adresse courriel, les préférences en terme de produits, ainsi que d'autres informations personnelles privées. Les RPN n'incluent pas le nom, la désignation professionnelle ou le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone professionnel d'un employé dans une entreprise, ni des informations qui sont déjà dans le domaine public, comme les informations qui figurent dans l'annuaire téléphonique.

Les produits et les services auxiliaires que propose La Référence étant destinés au commerce inter-entreprises, la société privilégie les renseignements d'entreprise par rapport aux renseignements personnels nominatifs pour toutes les transactions inter-entreprises.

Cette politique relative à protection de la vie privée explique la manière dont La Référence procède dans la collecte, l'utilisation, la divulgation et le stockage des RPN que vous fournissez quand vous souscrivez à un de nos produits ou services en version imprimée, électronique ou en ligne; quand vous répondez à un sondage ou une étude; ou quand vous accédez à notre site Web ou quand vous communiquez électroniquement avec nous.

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2. Consentement

En accédant à notre site Web, ou en achetant ou en souscrivant à quelconque de nos produits, vous signifiez votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos RPN de la manière décrite dans la version la plus récente de cette politique relative à la protection de la vie privée. La Référence s'engage à informer à l'avance ses abonnés par courriel ou par courrier postal de tout changement important apporté à cette politique relative à la protection de la vie privée, mais se réserve néanmoins le droit de la réviser sans préavis par une mise à jour de cette page Web. En continuant à utiliser ce site Web ou en achetant ou en souscrivant à quelconque de nos produits après que des changements y aient été apportés, vous signifiez votre consentement à la version révisée de cette politique relative à la protection de la vie privée. Veuillez consulter ce site Web pour accéder à la version en cours de cette politique relative à la protection de la vie privée.

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3. Liens vers les sites Web de tiers

Nos produits et services disponibles en version électronique ou en ligne peuvent contenir des liens vers des sites Web de tiers qui n'appartiennent pas et ne sont pas exploités par First Reference Inc./La Référence. Bien que nous efforçons de limiter nos liens Internet à des sites Web qui partagent nos normes, nos objectifs et notre respect de la vie privée, ces liens sont fournis uniquement pour des raisons pratiques et ne représentent pas un aval de ces sites tiers. Nous n'assumons aucune responsabilité quant aux politiques sur la protection de la vie privée ou au contenu de tels sites Web de tiers, notamment en ce qui concerne les RPN que vous pourriez leur fournir. Nous vous recommandons fortement de vous tenir au courant des sites Web que vous visitez et de leur politique sur la protection de la vie privée. First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer quelconque responsabilité pour les politiques sur la protection de la vie privée et sur les renseignements, ni pour les pratiques ou pour les actions de tiers quels qu'ils soient.

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4. Collecte et utilisation des RPN

Lorsque vous participez à un essai gratuit, ou lorsque vous achetez ou souscrivez une licence à un de nos produits ou services, ou lorsque vous participez à des sondages ou des forums ou des groupes de discussion (le cas échéant), First Reference Inc./La Référence pourrait vous demander de fournir certains renseignements à votre sujet ou au sujet de votre employeur, notamment des coordonnées, des adresses courriel, des préférences en ce qui concerne des produits, des renseignements relatifs au paiement et d'autres informations pertinentes à la commercialisation. Bien que certains des renseignements sollicités soient facultatifs, certaines activités nécessitent la divulgation de certains renseignements. Si vous décidez de ne pas divulguer les renseignements nécessaires à une activité particulière, vous ne pourrez pas prendre part à cette activité.

Nous utilisons les RPN que vous fournissez afin:

Si vous nous indiquez par écrit ou par courriel que vous souhaitez être exclu de toute communication avec First Reference Inc./La Référence, nous respecterons votre souhait. Cependant, étant donné que nous devrons occasionnellement vous envoyer certains messages importants relatifs à votre utilisation du site Web ou à nos produits et services (notamment des mises à jour concernant l'état du système ou des confirmations de commandes), nous nous réservons le droit de vous contacter dans ces circonstances. Par conséquent, vous ne pourrez pas être exclu de telles communications.

First Reference Inc./La Référence pourrait fournir des renseignements regroupés concernant nos abonnés (notamment des statistiques globales) à tiers à des fins publicitaires, de services mercatiques, ou autres. Ces renseignements ne permettant pas l'identification de personnes individuelles, ils ne sont pas considérés comme RPN.

Les RPN que vous fournissez à First Reference Inc./La Référence ne seront ni fournis ni divulgués à aucune tierce partie, sauf dans les conditions décrites plus haut ou quand nous le croirons exigé par la loi, sans votre accord préalable.

Si des sous-traitants sont engagés pour traiter une quelconque partie des renseignements recueillis ou pour fournir des services de marketing pour le compte de First Reference Inc./La Référence, nous nous assurerons que ces fournisseurs soient liés par contrat à se conformer à la législation en vigueur sur la protection de la vie privée.

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5. Comment nous protégeons vos renseignements personnels

Nous prenons des précautions raisonnables pour protéger les renseignements que nous recueillons, notamment des points de vue organisationnel, physique, et électronique. First Reference Inc./La Référence a mis en place des mesures de sécurité appropriées sur son site Web pour permettre les règlements par carte de crédit le cas échéant.

Il demeure toutefois important de noter que toute information transmise par Internet peut être interceptée par des tierces parties. Par conséquent, First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer une quelconque responsabilité en cas de vol, de perte, d'utilisation malveillante ou d'altération de quelconque information transmise par Internet. Nous vous recommandons fortement de ne pas nous faire parvenir des données confidentielles ou des informations sensibles, telles que les données de carte de crédit, par courrier électronique.

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6. Conservation de vos renseignements personnels

Lorsque vos RPN ne seront plus nécessaires pour les raisons énoncées plus haut, nous les détruirons ou nous ferons en sorte de rendre ces renseignements non-identifiables (plus précisément, nous altèrerons les données de façon à les rendre impossible à retracer ou à associer à un individu spécifique)

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7. Utilisation de témoins de connexion

Lorsque vous vous abonnez à l'un de nos produits ou services électroniques ou en ligne, des témoins de connexion («cookies») sont utilisés. Ce sont de petits morceaux de données stockées par votre navigateur Internet sur le disque dur de votre ordinateur, qui nous permettent de vous reconnaître lorsque vous visitez nos sites Internet.

Quand vous naviguez notre site Web, un témoin de connexion est utilisé pour nous aider à comptabiliser le nombre de visites, le temps moyen passé sur le site Web, les pages vues ainsi que d'autres statistiques concernant votre utilisation du site Web. Quand vous effectuez une recherche, un témoin de connexion est utilisé pour transporter les données de la demande de recherche de la page de demande à la page de résultats. À lui seul, ce témoin ne nous communique pas votre adresse courriel ni votre identité, et par conséquent n'est pas considéré comme RPN.

Si vous décidez de passer une commande ou de vous inscrire en ligne avec nous, nous pourrions recueillir des renseignements supplémentaires. Dans ce cas, nous utilisons des témoins de connexion pour vous reconnaitre lors de visites ultérieures et pour faciliter votre expérience en ligne, sauf en cas d'interdiction par la loi. Un témoin de connexion ne peut pas être exécuté comme un code informatique ou pour transmettre des virus. La plupart des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les témoins de connexion. Vous pouvez cependant reconfigurer votre navigateur de manière à refuser tous les témoins de connexion ou à indiquer quand un témoin est envoyé. Si vous choisissez de ne pas accepter les cookies, veuillez noter que certaines parties de nos services Web pourraient ne pas fonctionner correctement.

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8. Utilisation des babillards électroniques, du clavardage et des forums de discussion

Veuillez noter que lorsque vous divulguez des RPN sur un babillard électronique public, dans une séance de clavardage ou dans un forum de discussion (lorsqu'ils sont disponibles) dans l'un de nos produits ou services électroniques ou en ligne, ces renseignements peuvent être rendus publics et devenir accessibles à toutes les personnes qui accèdent à ce produit ou service électronique ou en ligne. Nous vous exhortons à faire preuve de discernement et de prudence avant de décider de divulguer des RPN, ou tout autre renseignement, de cette manière. First Reference Inc./La Référence ne peut en aucun cas assumer une quelconque responsabilité concernant l'utilisation de quelconque RPN que vous aurez divulgué de plein gré par le biais des babillards électroniques publics, de salles de clavardage ou de forums de discussion ou d'autres fonctionnalités interactives de ce type offertes par First Reference Inc./La Référence.

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9. Accès à vos renseignements personnels, questions et réclamations

Vous avez droit d'accès, de vérification, de modification ou de rectification de vos RPN à tout moment. Sur demande adressée à notre responsable de la protection de la vie privée (voir coordonnées ci-dessous), nous vous donnerons accès aux RPN que nous aurons recueillies à votre sujet (sauf si la divulgation de ces informations est interdite par la loi), de manière à ce que vous puissiez les vérifier, les modifier ou les rectifier.

Si vous avez des inquiétudes relatives à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos RPN, veuillez prendre contact avec notre responsable de la protection de la vie privée:

Yosie Saint-Cyr
First Reference Inc. /La Référence
50 Viceroy, Unit 1
Concord, Ontario
L4K 3A7
Tel. (905) 761-7305 ext. 170
Toll Free: 1 (800) 750-8175 ext. 170
Fax (905) 761-7306
responsabledelavieprivée@leseditionslareference.com

Vos inquiétudes feront promptement l'objet d'une enquête dont vous serez tenu au courant au plus tôt des résultats ainsi que des éventuelles actions requises à son issue.

Cette politique de protection de la vie privée, telle que modifiée de temps à autre, a été adoptée par First Reference Inc. /La Référence le 1er avril 2009.

Révisé le 9 avril 2013

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